Die E-Rechnung ist in Deutschland kein Zukunftsthema mehr – sie ist Gegenwart. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zum Ausstellen folgt in Stufen bis 2028. Für Abo-Unternehmen mit regelmäßig wiederkehrendem Rechnungsvolumen ist eine softwareseitige Lösung keine Option mehr, sondern Voraussetzung für gesetzeskonforme Abläufe.

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Was ist eine E-Rechnung – und warum reicht ein PDF nicht mehr?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF. Das ist der wichtigste Punkt, den viele Unternehmen noch nicht verinnerlicht haben. Eine gesetzeskonforme E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz in einem XML-basierten Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Rechnung kann automatisch verarbeitet, validiert und archiviert werden – ohne manuellen Eingriff, ohne Medienbruch.

Ein einfaches PDF – egal ob es als E-Mail-Anhang versandt wird oder eine schöne Formatierung hat – erfüllt die neuen gesetzlichen Anforderungen ausdrücklich nicht. Nur die maschinenlesbare XML-Struktur ist die Grundlage für den steuerlichen Vorsteuerabzug. In Deutschland sind aktuell zwei Formate zugelassen, die die EN-16931-Anforderungen erfüllen: ZUGFeRD und XRechnung.

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Die E-Rechnungspflicht in Deutschland: Stufenplan bis 2028

Das Wachstumschancengesetz führt die Pflicht schrittweise ein. Hier die verbindlichen Stufen im Überblick:

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ZUGFeRD und XRechnung: Die zwei Formate, die Fakturia unterstützt

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind in Deutschland gesetzlich als E-Rechnungsformat anerkannt. Fakturia erstellt beide Formate vollautomatisch:

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Wie Fakturia die E-Rechnungserstellung automatisiert

Fakturia integriert die E-Rechnungserstellung direkt in den laufenden Abrechnungsprozess. Es ist kein separater Export-Schritt, kein separates Tool und keine manuelle Konvertierung notwendig – die E-Rechnung entsteht automatisch als Teil jeder regulären Rechnungserstellung:

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Für wen ist die automatische E-Rechnungserstellung besonders wichtig?

• SaaS- und Abo-Unternehmen im B2B-Bereich: Wer monatlich Hunderte von Rechnungen an Geschäftskunden stellt, kann die E-Rechnungspflicht nicht manuell erfüllen. Die Automatisierung durch Fakturia ist hier keine Optimierung, sondern eine Notwendigkeit.
• Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern als Kunden: Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landesbehörden müssen bereits heute als XRechnung gestellt werden. Fakturia erstellt XRechnungen vollautomatisch.
• Wachsende Unternehmen mit steigendem Rechnungsvolumen: Je früher die E-Rechnungsinfrastruktur steht, desto reibungsloser verläuft das Wachstum. Wer jetzt umstellt, spart sich die Hektik vor den gesetzlichen Fristen 2027 und 2028.
• Unternehmen mit bestehender DATEV-Anbindung: Die Kombination aus E-Rechnungserstellung in Fakturia und direkter Übertragung per DATEV Buchungsdatenservice schafft eine vollständig durchgängige, medienbruchfreie Buchhaltungskette.
• Steuerberater und ihre Mandanten: Steuerberater, die ihre Mandanten in die Lage versetzen wollen, die E-Rechnungspflicht gesetzeskonform zu erfüllen, profitieren von der direkten DATEV-Kompatibilität von Fakturia.

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Deutsche Software – vorbereitet für deutsches Recht

Fakturia wird von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München entwickelt. Als deutsches Softwareunternehmen verfolgen wir die Entwicklung der E-Rechnungspflicht seit ihrer Entstehung – und haben die Unterstützung für ZUGFeRD und XRechnung bereits implementiert, bevor die gesetzlichen Fristen greifen.

Alle Daten werden ausschließlich in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg verarbeitet – DSGVO-konform, GoBD-konform, ohne Datenweitergabe in Drittstaaten. Fakturia ist im Privatbesitz seiner Gesellschafter und steht nicht unter dem Einfluss ausländischer Investoren.